De Jongens uit Schoorl – Optimalisering boekingssysteem
De Jongens uit Schoorl™ schreef zich in voor de Data-Driven Business Model Innovation Challenge in oktober 2020. De Jongens uit Schoorl™ zijn al sinds 1996 de specialist voor sportieve en ontspannende activiteiten in Schoorl, Bergen, Egmond, Castricum en Zandvoort. Haar doelstelling is, evenementen organiseren die voor alle deelnemers geschikt zijn. Bij deze evenementen staat veiligheid, kwaliteit en plezier centraal.
De digitaliseringsvraag
“Hoe kunnen individuele boekingen goed in de agenda van het boekingssysteem worden weergegeven zodat per activiteit is te zien hoeveel deelnemers hieraan mee doen?”
De Jongens Uit Schoorl hebben een groot knelpunt in hun reserveringssysteem, Recras, waarin alle reserveringen als een losse groep worden gezien. Dit is een nachtmerrie voor het maken van een planning voor klanten en personeel. Dit wordt een groter probleem naarmate de organisatie gaat groeien en er meer gedaan wordt met lessen waar mensen zich individueel voor in kunnen schrijven.
Werkwijze en het product
De studenten hebben volgens het vak Business Model Process Innovation het verbeterraamwerk als vuistregel gebruikt.
Intake fase: De eerste fase die de studenten hebben doorlopen is de intake fase. In deze fase hebben zij kennis gemaakt met De Jongens Uit Schoorl en hebben ze verschillende analyses gaan uitvoeren om meer van de organisatie te weten te komen. Hierin hebben zij onder andere een initiële probleemstelling opgesteld aan de hand van de interview gesprekken en deskresearch.
Discovery & Analysis fase: Dit is de tweede fase van het project. Hierin is er onderzoek gericht naar de bevonden problemen bij De Jongens Uit Schoorl omtrent het inschrijfproces. Daarbij is de initiële probleemstelling aangepast aan de hand van de extra informatie die uit de verdiepende onderzoek kwam, om zo tot de herziene en finale probleemstelling te komen.
Redesign fase: Dit is de derde fase van ons onderzoek naar een oplossing van het aanwezige probleem. In deze fase waren de eisen en wensen van de belanghebbenden genoteerd door middel van requirements. Op basis hiervan is er een oplossing gevonden die goed aansluit bij De Jongens Uit Schoorl, welke hun problemen rond het inschrijfproces zult oplossen. De huidige situatie was in kaart gebracht en gekeken op welke vlakken er veranderingen in de handelingen van medewerkers nodig waren.
Implementation fase: Dit is de laatste fase van het project. In deze fase is er een implementatieplan opgesteld om de gekozen oplossing goed te kunnen implementeren en hier mee aan de slag te gaan. Zij hebben de planning van de implementatie visueel gemaakt door middel van een Gantt Chart. Het implementatieplan kan de De Jongens Uit Schoorl gebruiken als houvast tijdens de implementatie.
Advies: De studenten kwamen tot de conclusie dat Flex al de verbeterideeën volledig kon realiseren of versimpelen. Deze applicatie zal de inschrijvingen gaan behandelen. Klanten krijgen automatisch een bevestigingse-mail na het inschrijven en een dag van tevoren een herinnering dat ze een activiteit hebben gereserveerd.
- Er kan direct geboekt worden op de website.
- Het rooster zal niet meer onleesbaar zijn door individuele boekingen.
- In één oogopslag is te zien hoeveel mensen zich hebben ingeschreven.
- Er zal niet meer met alleen Recras gewerkt worden, er komt een nieuw systeem bij en beide kunnen gebruikt worden.
- Klanten kunnen sneller medegedeeld worden als een activiteit niet doorgaat.
